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DECISÃO COFEN Nº 035/2009

Disciplina sobre a instituição de cartões corporativos no âmbito do COFEN.

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01.01.2009

O Presidente do Conselho Federal de Enfermagem – COFEN, em conjunto com o Segundo Secretário da Autarquia, no uso de suas atribuições Legais e Regimentais;

Considerando o disposto no artigo 68, da Lei 4.320/64; da necessidade de disciplinar a despesa feita por meio de adiantamento de suprimento de Fundos, bem como o prazo para aplicação, prestação de contas, apuração de responsabilidade e aplicação das penalidades cabíveis;

Considerando o contido no Decreto nº 6.370, de 1º de Fevereiro de 2008, e Decisão aprovada na ROP nº 366, de 25.08.2008.

Decidem:

CAPITULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º – A despesa que, por motivos excepcionais, ou por sua natureza, não possa subordinar-se ao processamento normal poderá ser atendida pelo regime de adiantamento e far-se-á em conformidade com o disposto nesta instrução.

Parágrafo 1º- O regime de adiantamento consiste na entrega de numerário a servidor, a critério do Ordenador de Despesa, sempre precedido de empenho, na dotação própria de despesas a realizar.

Parágrafo 2º – O CPC Cartão de Pagamento Corporativo-COFEN é instrumento de pagamento, emitido em nome do Conselho Federal de Enfermagem, e operacionalizado por instituição financeira (Banco do Brasil S.A), autorizada, exclusivamente pelo portador nele identificado.

Parágrafo 3º – O Departamento Financeiro determinará a abertura de conta corrente bancária especifica, com recursos definidos pelo ordenador de despesas, para liberação das despesas realizadas com o cartão, ficando a cargo do financeiro o controle e conciliação da conta corrente.

CAPITULO II

DOS LIMITES E DA CONCESSÃO

Art. 2º – Poderão ser atendidas por adiantamento as despesas decorrentes de:

a) Transporte para deslocamento a serviço;

b) Encargos legais e judiciais;

c) Materiais de consumo, em qualidade restrita para utilização imediata, de inconveniente estocagem ou por falta estocagem ou por falta temporária e eventual no almoxarifado;

d) Serviços de terceiros em geral, de pequena monta;

e) Compras ou serviços de valor ou especificações especiais, previamente autorizados pelo chefe da unidade administrativa adquirente;

f) Alimentação, quando as circunstâncias não permitirem o regime comum de atendimento.

g) Para atender despesas eventuais, inclusive em viagens e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento.

Art. 3º – Os valores definidos pelo Ordenador de Despesa para concessão do adiantamento estarão limitados até R$ 15.000,00 (Quinze Mil Reais), individualmente, a cada servidor indicado.

Art. 4º – As despesas realizadas através de adiantamento serão classificadas somente nos elementos de despesa abaixo:

I – Despesa com aquisição:

3.1.20.00 – Material de consumo;

3.1.3.20.00 – Despesas c/Eleições;

II – Despesa com serviços:

a) 3.1.32.03 – Locação de Veículos, Licenciamento de veículos;

b) 3.1.32.17 – Congresso, Convenções e Seminários;

c) 3.1.33.00 – Serviços de terceiros, pessoa jurídica;

Art. 5º – É vedada a concessão de adiantamento para despesa já realizada, para aquisição de material permanente ou outra despesa de capital.

Art. 6º – As despesas de manutenção e conservação, eventual ou emergencial, em bens permanentes instalados em prédios localizados fora da Capital, poderão ser atendidas mediante adiantamento, desde que devidamente justificado.

Art. 7º – Anualmente, até o décimo quinto dia útil do mês de janeiro, será publicada Portaria que designará os servidores portadores do cartão responsáveis pela realização das despesas.

Parágrafo 1º – A indicação dos servidores para movimentação de adiantamento deverá ser realizada até o dia 02 de Janeiro, por quem for determinado pelo gestor, incluídos os servidores que substituirão os que estiverem em gozo de férias ou licença.

Art. 8º – A entrega de numerário será precedida de expedição de Portaria de concessão e de emissão de Nota de Empenho em dotação própria.

Art. 9º – O adiantamento será concedido mediante solicitação de acordo com a necessidade da unidade.

Art. 10 – Não se concederá:

a) A servidor que não tenha prestado contas do adiantamento no prazo estabelecido, ou que teve suas contas reprovadas em virtude de aplicação indevida de recursos, bens ou valores confiados sob a sua guarda;

b) Simultaneamente ao mesmo servidor;

c) A servidor submetido à sindicância ou a processo administrativo disciplinar;

d) O servidor em via de gozo de férias, licença prêmio e licença superior a 30 (trinta) dias;

e) A servidor que não teve suas contas aprovadas pela Auditoria Interna;

Parágrafo único – As vedações elencadas nos incisos a, b, e, e g deverão ser comprovadas pela Divisão de Contabilidade e nos incisos c, e d, pelo Departamento Administrativo.

CAPÍTULO III

DA CONCESSÃO

Art. 11 – A solicitação de adiantamento será feita pelo superior hierárquico para o portador do cartão já designado, sendo que no campo finalidade específica” deverá ser descritos os materiais a serem adquiridos e/ou serviços contratados.

CAPÍTULO IV

DO PROCESSAMENTO DA DESPESA

Art. 12 – O Departamento Administrativo remeterá ao Departamento Financeiro o processo devidamente instruído, com a solicitação de adiantamento autorizada pelo Ordenador de Despesas e a cópia da portaria assinada.

Art. 13 – O Departamento Financeiro tramitará o processo de despesa que, por caracterizar-se em excepcionalidade, de forma diferenciada;

Art. 14 – O Departamento Financeiro emitirá a Programação, com emissão da Nota de Empenho – NE, que será à conta do respectivo elemento de despesa e conterá na especificação da despesa Regime de Adiantamento”, e remeterá a AUDITORIA para análise.

Art. 15 – Estando regulares as fases da despesa e emissão de parecer da AUDITORIA, o processo será devolvido ao Departamento Financeiro para Liberação de emissão da ordem bancária – OB.

Art. 16 – O Departamento Financeiro encaminhará a OB e NE para assinatura do Ordenador de Despesa.

CAPÍTULO V

DO CARTÃO CORPORATIVO

Art. 17 – As despesas deverão ser pagas através do Cartão Corporativo nos estabelecimentos conveniados ou, excepcionalmente, através de saque no valor das despesas a serem realizadas.

Parágrafo 1º – O limite para saque corresponderá a 10% (Dez por cento) do valor disponibilizado em conta de adiantamento.

Parágrafo 2º – Em situações excepcionais, de acordo com a peculiaridade de cada departamento ou setor, o Departamento Financeiro definirá novo limite para saque.

Art. 18 – O Cartão Corporativo é de uso pessoal e intransferível do portador nele identificado para as aquisições autorizadas pelo Ordenador de Despesa, sendo o mesmo responsável pela sua guarda e uso, nos termos desta Instrução, não podendo ser utilizado para outros fins.

Parágrafo Único – A senha do Cartão Corporativo é de total responsabilidade do Portador.

Art. 19 – É vedada a aceitação de qualquer acréscimo de valor em função do pagamento com Cartão Corporativo.

Art. 20 – O Portador do Cartão Corporativo que utilizá-lo para outros fins não autorizados deverá efetuar o ressarcimento dos respectivos valores, até a data limite para prestação de contas, sem prejuízo das sanções administrativas cabíveis.

Parágrafo Único – O Portador que não efetuar o ressarcimento de que trata o caput sujeitar-se-á a processo de sindicância, e encaminhado ao Tribunal de Contas da União (TCU) e será, também, responsabilizado penal e civilmente na forma da Lei.

Art. 21 – Na ocorrência de roubo, furto, perda ou extravio do Cartão Corporativo, bem como da quebra de sigilo da respectiva senha ou suspeita de “clonagem”, o Portador deverá imediatamente providenciar o bloqueio junto a Central de Atendimento da instituição bancária contratada, via telefone ou sistema on-line, e comunicar o fato ao Departamento Financeiro.

CAPÍTULO VI

DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Art. 22 – A prestação de contas será apresentada à área orçamentária pelo suprido, mensalmente até o décimo dia subseqüente ao mês anterior, não poderá ultrapassar o prazo, e o exercício financeiro de sua concessão, obedecendo os estágios da despesa publica.

Art. 23 – O Departamento de administrativo controlará a data-limite para comprovação das despesas de todos os adiantamentos concedidos, por meio de cronograma de prestação de contas.

Art. 24 – O departamento de Contabilidade examinará a comprovação da despesa nos aspectos orçamentário, contábil e tributário.

Art. 25 – A prestação de contas da aplicação de Adiantamento será constituída das seguintes peças:

a) Prestação de Contas do Adiantamento;

b) Relação de Documentos de Despesa, por elemento de despesa;

c) Atestado da Divisão de Almoxarifado para a comprovação da incidência nas situações estabelecidas;

d) Extrato bancário original;

e) Nota Fiscal de prestação de serviço original, no caso de contratação de serviços de pessoa jurídica;

f) Nota Fiscal Avulsa de prestação de serviço, no caso de contratação de serviços de pessoas física (RPA), acompanhada da guia de recolhimento do tributo (INSS);

g) Nota fiscal de venda ao consumidor, no caso de compras de material de consumo, corretamente preenchida em todos os itens.

Parágrafo 1º – Os comprovantes de despesa somente serão aceitos se estiverem dentro do prazo de aplicação;

Parágrafo 2º – Os documentos de medidas reduzidas, serão colocados em folhas brancas tamanho A-4; em cada folha poderão ser colocados quantos documentos forem possíveis sem que fiquem sobrepostos uns aos outros.

Parágrafo 3º – Os comprovantes da despesa obedecerão para fins do regime de tributação o CTN-Codigo Tributário Nacional e à legislação aplicável, conforme o caso.

Art. 26 – Os comprovantes da despesa realizada não poderão conter rasuras, acréscimos, emendas ou entrelinhas e serão emitidos por quem prestou o serviço ou forneceu o material, em nome do Cofen/Nome do Portador, constando, necessariamente:

a)A discriminação clara do serviço prestado ou material fornecido, não se admitindo a generalização ou abreviatura que impossibilite o conhecimento das despesas efetivamente realizadas;

b) Os comprovantes deverão conter a quantidade adquirida, o preço unitário e o total, data de emissão, com a certificação do recebimento no verso da Nota Fiscal original, com carimbo de cargo e função e assinatura.

Art. 27 – Havendo saldo não utilizado, o Departamento Financeiro providenciará a Anulação Parcial do credito.

Art. 28 – Havendo qualquer irregularidade ou á não observância à legislação pertinente, desde que seja passível de correção, o Departamento Financeiro notificará o portador, através do superior hierárquico e fixará prazo improrrogável de 5 (cinco) dias úteis, contados a partir do recebimento da notificação, para a necessária regularização.

Parágrafo 1º – Vencido o prazo legal concedido, sem que o portador tenha se manifestado ou recorrido na forma da lei, o processo será encaminhado à Presidência, que determinará as medidas necessárias à cobrança do débito, sujeitando o portador à Tomada de Contas Especial, bloqueio ou cancelamento do cartão e sua exclusão da Portaria de designação.

Parágrafo 2º – Comprovado o recolhimento integral aos cofres públicos do débito apurado ou a comunicação pela unidade competente de ter ultimado o desconto em folha, o processo será remetido ao Departamento Administrativo para a baixa de responsabilidade.

Parágrafo: 3º – Os débitos imputados a responsáveis serão atualizados monetariamente com base na Tabela de Índice da legislação em vigor.

Art. 29 – Estando o processo regular, a AUDITORIA fará seu encaminhamento para homologação do Ordenador de Despesa.

CAPÍTULO VII

DOS PRAZOS

Art. 30 – Os prazos fixados para cada fase da despesa, com a observância ao art. 110 da Lei n. 8.666/93 artigo 184 do Código de Processo Civil- CPC.

Art. 31 – Esta Decisão entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 32 – Ficam revogadas todas as disposições em contrário.

 

MANOEL CARLOS NÉRI DA SILVA
COREN-RO nº. 63.592
Presidente do COFEN

GELSON LUIZ DE ALBUQUERQUE
COREN-SC Nº. 25.336
Primeiro-Secretário do COFEN