DECISÃO COFEN Nº 0055/2019

24.04.2019

Dispõe sobre a política de impressão de documentos no âmbito do Conselho Federal de Enfermagem, e dá outras providências.

O CONSELHO FEDERAL DE ENFERMAGEM – COFEN, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei nº 5.905, de 12 de julho de 1973, e pelo Regimento Interno da Autarquia, aprovado pela Resolução Cofen nº 421, de 15 de fevereiro de 2012, e

CONSIDERANDO a prerrogativa estabelecida ao Cofen no art. 8º, IV, da Lei nº 5.905/73, de baixar provimentos e expedir instruções, para uniformidade de procedimento e bom funcionamento do Cofen e dos Conselhos Regionais de Enfermagem;

CONSIDERANDO o disposto nos artigos 12, 13 e 14, todos da Lei nº 5.905, de 12 de julho de 1973, combinado com o artigo 22, inciso V e com o artigo 23, incisos XV e XVIII, ambos do Regimento Interno do Cofen;

CONSIDERANDO a necessidade de o Cofen instituir uma Política de Impressão que instrua seus usuários quanto à correta utilização dos equipamentos de impressão e digitalização, sejam eles empregados públicos ou cedidos via terceirização de serviços, objetivando a redução da quantidade de páginas impressas e assim combater o desperdício, e ainda fornecer as diretrizes e procedimentos sobre os processos internos de auditoria, controle de bilhetagem e tarifação de páginas, abertura de chamados técnicos e controle de cotas de impressão para os usuários;

CONSIDERANDO o objetivo estratégico de “buscar a excelência na gestão orçamentária e de custos” constante do Planejamento de Tecnologia da Informação;

CONSIDERANDO as boas práticas, orientações e vedações para contratação de serviços terceirizados de impressão (outsourcing) do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, referidas na Portaria MP/STI nº 20, de 14 de junho de 2016;

CONSIDERANDO o Memorando nº 069/2019/DTIC, de 19 de fevereiro de 2019, do Chefe do Setor de Governança de Tecnologia da Informação e Comunicação do Conselho Federal de Enfermagem;

CONSIDERANDO a decisão do Plenário em sua 511ª Reunião Ordinária, e tudo o mais que consta do Processo Administrativo nº 395/2019,

DECIDE:

Art. 1º Instituir a Política de Impressão de Documentos no âmbito do Conselho Federal de Enfermagem, nos termos desta Decisão.

Art. 2º Para os fins desta Decisão, consideram-se as seguintes definições:

I – recurso de impressão: conjunto de equipamentos, suprimentos e serviços que possibilitem a impressão de documentos;

II – suprimentos de impressão: papel e tonner;

III – software de bilhetagem: programa que permite o controle das impressões realizadas por meio do armazenamento de informações como número de cópias, equipamento utilizado, usuário que efetuou a impressão, nome do arquivo, entre outras;

IV – gestor do recurso de impressão: responsável formal pela unidade detentora de um ou mais recursos de impressão;

V – usuários: conselheiros, empregados públicos, terceirizados, estagiários e demais colaboradores que utilizem os recursos de impressão do Conselho Federal de Enfermagem;

VI – ambiente de trabalho: local físico compartilhado pelos empregados de uma ou mais unidades de trabalho.

Art. 3º A Política de Impressão de Documentos observará as seguintes diretrizes:

I – uso preferencial de documentos natos digitais ou digitalizados nos processos e procedimentos éticos e administrativos;

II – impressão de documentos restrita aos casos de absoluto interesse do serviço;

III – limitação do uso de impressão colorida às hipóteses em que a natureza do serviço exigir;

IV – centralização da impressão de documentos nas unidades administrativas, por ambiente de trabalho;

V – divulgação de ações para conscientização de uso racional dos recursos de impressão;

VI – preferência pela contratação de serviços terceirizados de impressão (outsourcing) em vez de aquisição ou locação de equipamentos de impressão e digitalização.

§ 1º As diretrizes estabelecidas neste artigo deverão ser observadas em caráter permanente no âmbito do Conselho Federal de Enfermagem, ficando a cargo do Departamento de Tecnologia da Informação e Comunicação a fiscalização de seu cumprimento.

§ 2º Além das diretrizes estabelecidas neste artigo, poderão ser instituídos processos internos de auditoria, a critério da autoridade máxima do órgão, visando propiciar o controle adequado dos recursos e serviços de impressão, adoção de práticas de sustentabilidade, economia aos cofres públicos e planejamento eficaz de ações futuras.

Art. 4º A distribuição das impressoras deverá ser feita de forma que possibilite o compartilhamento do equipamento por ambiente de trabalho, independentemente do número de unidades e empregados existentes no local.

Parágrafo único. Os casos excepcionais serão apresentados ao Comitê de Tecnologia da Informação, mediante pedido devidamente justificado, o qual será analisado e encaminhado à Presidência do Cofen para decisão.

Art. 5º A distribuição das impressoras deverá obedecer às seguintes quantidades:

I – uma impressora ou equipamento multifuncional para a Presidência;

II – uma impressora ou equipamento multifuncional para a Vice-presidência;

III – uma impressora ou equipamento multifuncional para a sala de reunião de Plenário;

IV – uma impressora ou equipamento multifuncional para cada unidade administrativa que não possa compartilhar recursos de impressão com unidades próximas.

§ 1º Os casos excepcionais serão analisados e decididos pelo Comitê de Tecnologia da Informação e Comunicações, mediante pedido devidamente justificado.

§ 2º As unidades administrativas que atualmente estiverem fora do padrão estabelecido nesta decisão terão os equipamentos excedentes recolhidos no prazo de 90 (noventa) dias.

Art. 6º O Cofen, por meio de suas unidades administrativas e gestores, deverá disseminar a cultura do não desperdício e o uso adequado dos recursos de impressão, visando garantir a redução do custo da atividade administrativa.

§ 1º Os recursos de impressão disponíveis para os usuários do Cofen serão utilizados em atividades estritamente relacionadas às suas funções institucionais.

§ 2º Cópias de processos administrativos ou documentos esparsos solicitados por interessados ou por advogados, devem ser fornecidos preferencialmente em meio eletrônico (cópia digital).

§ 3º A utilização dos recursos de impressão será monitorada mensalmente, em todos os equipamentos, por meio de software de bilhetagem, sendo seus registros mantidos e divulgados pelo Departamento de Tecnologia da Informação e Comunicação.

§ 4º Verificado o uso indevido dos recursos de impressão, será formalizado processo administrativo específico para averiguação e responsabilização, cabendo ressarcimento ao erário das despesas apuradas com as impressões diretamente relacionadas ao fato.

Art. 7º A impressão de documentos deve ser reduzida ao mínimo necessário, utilizando-se os meios disponíveis para a sua racionalização.

§ 1º As unidades devem adotar meios de intimação, notificação e procedimentos similares, preferencialmente de forma que não seja necessária a impressão de documento, ou, na impossibilidade, que esta ocorra com número reduzido de folhas.

§ 2º Caso haja necessidade de impressão, deve ser dada preferência à utilização de impressoras monocromáticas, impressão frente e verso e outras formatações que visem reduzir o número de folhas.

§ 3º Cabe ao gestor do recurso de impressão fiscalizar a utilização das impressoras pelos usuários de sua unidade, bem como monitorar a necessidade de reposição dos suprimentos de impressão de modo a evitar a paralisação ou a suspensão dos serviços.

Art. 8º Os atos normativos relacionados a esta Política de Impressão de documentos devem ser revisados sempre que se fizer necessário, não excedendo o período máximo de 3 (três) anos.

Art. 9º O Departamento de Tecnologia da Informação e Comunicação do Cofen avaliará a eficácia da Política de Impressão de Documentos de que trata esta Decisão, propondo, se for o caso, medidas de aperfeiçoamento a serem submetidas ao crivo do Comitê de Tecnologia da Informação e Comunicações.

Art. 10 Esta Decisão entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 22 de abril de 2019.

MANOEL CARLOS N. DA SILVA
COREN-RO Nº 63592
Presidente

LAURO CESAR DE MORAIS
COREN-PI Nº 119466
Primeiro-Secretário